Съдържание

Функцията предопределя структурата.“

Системен принцип

 

     Честно казано, по въпросите за видовете структури в литературата цари истински хаос. Много често предлаганите класификации са некоректни, несистематизирани и направо – объркващи. Защо е така?

     Защото битува истинско неразбиране за структура. Нека напомним – структурата е триединство на състав, отношения и връзки. И когато се наложи да визуализираме структурата, ние на практика я представяме като пространствено разположени компоненти, свързани със система от връзки, които връзки са дефинирани в конкретно отношение.

     Нека внесем малко пояснения. В рамките на една структура съществуват множество отношения: на подчиненост, на взаимодействие, на ресурсна зависимост и др. Когато начертаем системните компоненти, то линиите на връзките, които прекарваме между тях са на практика линиите на информационен и/или материален обмен, по които се реализират тези отношения.

     Нека приведем пример и нека примерът да е свързан с нещо, което всеки разбира в някаква степен.

     Да вземем един малък цех за мебели, в който работят следните елементи (служители):

  1. „Елемент 1“ – той и началник, сглобяващ окончателно мебелите.
  2. „Елемент 2“ – майстор, изработващ едрогабаритните части (плотове, страници и т.н.).
  3. „Елемент 3“ – майстор, изработващ подвижните части (чекмеджета, вратички и т.н.).
  4. „Елемент 4“ – майстор, изработващ крепежните елементи.
  5. „Елемент 5“ – снабдител, осигуряващ части и материали.

     По тази схема „елемент 5“ доставя необходимите части и материали на „елемент 2“, „елемент 3“ и „елемент 4“. Те произвеждат своите модули, а „елемент 1“ ги сглобява. Допълнително „елемент 1“ ръководи всичко.

     Можем да дефинираме три вида връзки:

  1. Реализиращи отношението на подчиненост – оцветени в синьо.
  2. Реализиращи отношението на взаимодействие – оцветени в червено.
  3. Реализиращи отношението на ресурсна зависимост – оцветени в черно.

     Схемата на структурата е показана на фигура 14.

Структура на организация от пет елемента, чиито връзки са дефинирани на базата на отношенията на подчиненост, взаимодействие и ресурсна зависимост.

Фигура 14. Структура на организация от пет елемента, чиито връзки са дефинирани на базата на отношенията на подчиненост, взаимодействие и ресурсна зависимост.

 

     Очевидно е, че схемата е нечетивна – прекалено много връзки.

     За да проследим отношението на подчиненост, нека „сложим сините очила“ и проследим само тази връзка. Очевидно е, че всички са подчинени на „елемент 1“. Нека със стрелка посочваме кой е подчиненият елемент. Схемата може да се представи по начина, даден на фигура 15.

 

Структура на организация от пет елемента, чиито връзки са дефинирани на базата на отношението на подчиненост.

Фигура 15. Структура на организация от пет елемента, чиито връзки са дефинирани на базата на отношението на подчиненост.

 

     Ако проследим само отношението на взаимодействие, то е ясно, че елементи 2, 3, 4 и 5 взаимодействат помежду си за изработване на модулите и доставка на необходимите части. От друга страна налице е и взаимодействие между елементи 1, 2, 3 и 4 за сглобяване на модулите. Няма взаимодействие само между „елемент 1“ и „елемент 5“. Схемата на взаимодействието може да се опрости до начина, представен на фигура 16.

Структура на организация от пет елемента, чиито връзки са дефинирани на базата на отношението на взаимодействие.

Фигура 16. Структура на организация от пет елемента, чиито връзки са дефинирани на базата на отношението на взаимодействие.

     По отношение на ресурсната зависимост елементи 2, 3 и 4 зависят от „елемент 5“, а „елемент 1“ зависи от елементи 2, 3 и 4. Ориентацията на стрелката сочи кой е зависимият елемент. Опростената схема на структурата е представена на фигура 17.

Структура на организация от пет елемента, чиито връзки са дефинирани на базата на отношението на ресурсна зависимост.

Фигура 17. Структура на организация от пет елемента, чиито връзки са дефинирани на базата на отношението на ресурсна зависимост.

     Нека сега вземем фигури 15, 16 и 17. Оказва се, че една и съща организация (структура) има три различни структурни визуализации! И те са коренно различни. Например, ако фигура 15 ни представя централизация (централизирана структура) с едно йерархично ниво, то фигура 16 ни представя мрежа (мрежовизирана структура). А фигура 17 ни представя нещо като централизация с две йерархични нива.

     Очевидно е, че за всяка схема на структурата следва да се пояснява кое отношение визуализират връзките.

     На многообразието от отношения ще се върнем по-късно, а сега нека кажем, че нас най-често ни интересува отношението на подчиненост. Именно затова от този момент ще изобразяваме само него, без при това да го споменаваме изрично. При всеки момент на изобразяване на друго отношение ще се посочва този факт.

     По същността си йерархията е отношение на подчиненост. То произлиза от гръцката дума „ἱεράρχης“ – „йерарх“, означаваща „ръководител на свещения ритуал – върховен жрец[1]. Поради ползването на термина за означаване на изобразяваното отношение на подчиненост в различни структури, терминът е добил значение на вид структура. Въпреки това ние ще го ползваме за означаване на отношението на подчиненост, а не на вид структура.

     Налице са два големи класа структури – централизирани и мрежовидни.

     Централизирани са тези структури, в които връзките, по които се реализира конкретно отношение, са концентрирани в конкретни елементи. В мрежовите структури такава концентрация трудно се наблюдава.

     Възниква въпросът: „В мрежите всеки елемент с всеки друг ли е свързан?“. Това не е задължително. Ако всеки елемент е свързан с всеки друг, то това е „идеална мрежа“. Пример за идеална мрежа е даден на фигура 18.

 

„Идеална мрежа“ от пет компонента.

Фигура 18. „Идеална мрежа“ от пет компонента.

     Възниква още един въпрос: „В централизираните структури между елемент от едно йерархично ниво към елементите от съседното йерархично ниво само по една връзка ли съществува?“. Също не е задължително. Ако това е така, то тази структура ще наричаме „строга централизация“. Пример за строга централизация е даден на фигура 19.

 

„Строга централизация“ с четири йерархични нива.

Фигура 19. „Строга централизация“ с четири йерархични нива.

     А как тогава да наричаме структура, която не е идеална мрежа или строга централизация? Зависи.

     Ако степента на концентрация на връзките създава сериозна пречка пред свободния информационен и/или материален обмен за реализиране на отношението – то тази структура е по-скоро централизирана.

     Ако обаче са налице достатъчно алтернативни връзки (пътища) за свободен информационен и/или материален обмен за реализиране на отношението – то тази структура е по-скоро мрежова.

     Съществуват и хибридни структури, в които някои участъци от структурата са по-скоро мрежови, а други са по-скоро централизирани. Пример за подобна структура е даден на фигура 20.

Вариант на хибридна структура.

Фигура 20. Вариант на хибридна структура.

     В представената на фигура 20 структура участъкът на елементи 5, 10, 11 и 12 е централизиран. Същото важи и за участъка на елементи 8, 3, 9.

     Интерес представлява фактът, че структурата за целите на визуализацията се дефинира по конкретно отношение. Именно за реализацията на това отношение се изграждат връзките. Но вече споменахме за свойството на структурата да се самоорганизира. И нека на базата на фигура 20 да дадем пример за подобна самоорганизация.

     За целта дефинираме отношението в така начертаната структура като „възможност за информационен обмен“.

     Веднага се „набиват“ на очи няколко факта.

     Първият от тях е относително по-голямата свързаност на елементи 5 (7 връзки), 7 (7 връзки) и 8 (9 връзки). Тези елементи като че ли играят ролята на информационни хъбове на системата и като че ли са от особена важност за цялостното функциониране на системата.

     Именно „важност“ е ключовата дума!

     Нека сега поставим на системата условие, че колкото повече връзки поддържаш, толкова по-голям ресурс получаваш. Колко далече сме от мига, в който тези елементи ще влязат в конкуренция, характеризираща се с борба за лидерската позиция? А дали на тези елементи са чужди аспирациите за централизация на системата като цяло?

     Ето че дефинирахме поне две нови отношения: аспирации за централизация и конкуренция. Тези две отношения по принцип не са „предвидени“ в системата. Те просто възникнаха на база системната свързаност!

     Ето и някои други отношения.

     Елементи 5 и 6 са единственият начин елемент 15 да се свързва с останалата част от системата. Аналогична е позицията на елементи 1 и 17 спрямо елемент 19.

     Може ли да възникне конкуренция между 5 и 6 или 1 и 17 за това кой да бъде единственият източник на информация за съответно елемент 15 и елемент 19?

     А може ли елемент 5, който е относително самостоятелен, има три „само свои“ елемента (10, 11 и 12), да прояви аспирации за сепаратизъм и да се обособи като подсистема?

     И на двата въпроса отговорите са ДА.

     А може ли елементи 10, 11 и 12 „недоволни“ от силната си зависимост от елемент 5 да се стремят да прокарат свои собствени алтернативни връзки към другите части на системата и да мрежовизират централизирания си участък? Разбира се, че може.

     Това, което следва да се обобщи е, че структурите са динамични. Вследствие на свързаността на компонентите и в резултат на частни условия на функциониране, в тях (структурите) протичат процеси на самоорганизация. Тези процеси се характеризират с конкуренция, аспирации за централизация, склонност към мрежовизация, както и стремеж към сепаратизъм.

     Именно подобни процеси на самоорганизация протичат във всички структури. И тези процеси протичат тихо и практически независимо от волята на ръководителя.

     Създавате мрежов колектив от типа на екип за решаване на конкретна задача и изведнъж откривате, че двама от колегите са влезли в остро противоборство за лидерската позиция, а екипът лека полека се е йерархизирал.

     Упълномощавате заместника си да върши част от вашата работа, за да ви поразтовари, и постепенно забелязвате, че положението му в организацията застрашително достига вашето.

     Налагате с всички сили ред, дисциплина и субординация, а организацията постоянно се стреми да се държи като компания от приятели.

     Да, множество неща се случват по линия на самоорганизацията и въпросът не е дали те ще се случат, а кога. Какво може да се направи? На практика само едно нещо – да се познават процесите и да се предвижда, че освен желаните от нас неща ще се случат и някои неочаквани системни ефекти.

     Нека се отклоним от атрактивната тема на самоорганизацията и да навлезем в „дебрите“ на централизираните структури.

     Подходяща формулировка за критериите за делене на организацията на отделни департаменти предлага Лутър Гълик[2] (Luther Gulick). Той формулира четири критерия за разделяне на департаменти.

     Първият критерий за специализация е „цели на административната дейност”. Вътре в организацията могат да се разпределят задачи, групирани по видове дейности и те са, които способстват за постигането на целта (или решението на някаква задача). Пример за такова делене са дейностите производство, пласмент и т.н.

     Вторият критерий са „процесите”. По този начин в едно административно подразделение могат да бъдат събрани всички видове дейности, които имат еднотипни процеси или използват еднаква техника. Пример за формиране на подобни звена са финанси, правно осигуряване, сигурност и т.н.

     Третият критерий за специализация е според това, каква „категория от пазара” на потребителите се обслужва.

     Четвъртият критерий е „географският критерий”. Всички въпроси, свързани с конкретен географски район могат да се решават само в едно структурно подразделение.

     Нека преформулираме критериите за делене на Гълик с цел удобство. На практика ще обединим първите два критерия „цели на административната дейност“ и „процеси“ в един и ще го наречем „функционално разделение“.

     Критерият за това каква категория на пазара се обслужва ще трансформираме в „продуктово разделение“.

     Критерият за географско разделение ще запазим, като само сменим името като „териториално разделение“.

     При подобно деление се образуват няколко йерархични нива. Тези нива служат за плавно „пречупване“ на функцията от управление към изпълнение. Доколкото за плавната смяна на акцента на дейността се говори по-подробно при представяне на фракталността на структурите, то нека сега се спрем на това как се предава отношението на подчиненост в структурите.

     На тази база се различават вида структури – линейни и дивизийни[3]. Както линейното трансформиране на функцията, така и дивизийното са типични за централизираните структури. Пример за централизирана структура е даден на фигура 21.

Вариант на централизирана структура с дивизийно разделение.

Фигура 21. Вариант на централизирана структура с дивизийно разделение.

     Представената структура е с дивизийно разделение.

     Когато трансформирането на отношението на подчиненост е на линеен принцип, то се появяват централизираните линейни структури. Вариант на подобна структура е представен на фигура 22.

     Следва да се отбележи, че подобна структура много рядко се наблюдава в чист вид. Тя се реализира в чист вид, само когато в рамките на една функция са налице няколко обособени в йерархично отношение групи дейности. Такава например е дейността по финансовото осигуряване и отчетност.

 

Вариант на централизирана линейна структура.

Фигура 22. Вариант на централизирана линейна структура.

     В зависимост от критерия на делене, дивизийните структури биват с териториално, продуктово и функционално разделение. Примери за подобни структури са дадени съответно на фигури 23, 24 и 25.

Вариант на централизирана дивизийна структура с териториално разделение.

Фигура 23. Вариант на централизирана дивизийна структура с териториално разделение.

Вариант на централизирана дивизийна структура с продуктово разделение.

Фигура 24. Вариант на централизирана дивизийна структура с продуктово разделение.

Вариант на централизирана дивизийна структура с функционално разделение.

Фигура 25. Вариант на централизирана дивизийна структура с функционално разделение.

 

     В чист вид по-често се наблюдават централизираните дивизийни структури, докато централизираните линейни структури обикновено се срещат в рамките на дивизийните. Точно такъв е и примерът, приведен на фигура 25.

     Така представено разделението на централизираните структури на дивизийни и линейни следва да се приема с определена условност. То напълно съответства на отношението йерархия. Прави впечатление, че всеки е подчинен на само един началник на горното в йерархията ниво. Дали това на практика е така?

     Оказва се, че не – началници дал бог!

     Нека вземем един служител в производствен цех. Да, той е подчинен на началника на цеха, от там и на производствения директор. Но само на тях ли? Може ли да подмине разпорежданията на финансовия директор, началника на сигурността или не дай си боже на административния заместник? Очевидно не. Оказва се, че понятието йерархия е „многолико“. Или по-скоро съществува „хетероархия[4] – подчиненост на един обект на множество субекти.

     Именно по тази причина – заместването на йерархичните отношения с хетероархични, се налага структурите при изобразяването си да отчитат многопосочността на подчиненост на обектите. Класическите централизирани дивизийни структури се променят в централизирани матрични структури. Вариант на подобна структура е представен на фигура 26.

Вариант на централизирана матрична структура с функционално разделение

Фигура 26. Вариант на централизирана матрична структура с функционално разделение


На практика с въвеждането на понятието за матричните структури завършва представянето на теоретичните основи на структурния аспект на организациите и може да се впуснем в атрактивните полета на сравняване на централизираните и мрежови организации и езотериката на фракталността. Но нека преди това да спрем вниманието си и хвърлим „критичен поглед“ на един въпрос, който също слабо се познава – проблематиката на критичната структура, позната като „критична инфраструктура“.

[1] Henry George Liddell, Robert Scott, A Greek-English Lexicon, on Perseus Digital Library, така, както е цитиран от Wikipedia

[2] Gulic, L. and L. Urwick. Papers on the science of administration.

[3] Наименованието на дивизийните структури произлиза от английската дума „divide“, означаваща „деля“, „разделям“.

[4] За повече информация за хетероархията виж: Crumley, Carole L. (January 1995). „Heterarchy and the Analysis of Complex Societies“ (PDF).