Съдържание

Няма нищо по-практично от добрата теория.

Алберт Айнщайн

 

     Под създаването на проблеми имаме предвид създаването на сложна система от типа организация. Преди да проследим този процес, нека отговорим на един въпрос – „Какви видове организации съществуват?“.

     Възможни са различни класификации според различни признаци, но ние ще се спрем на един специфичен признак – процеса на възникването им.

     На практика са възможни два случая – организации, които възникват спонтанно, и такива, които се създават с някакво предназначение. Доколкото на този въпрос ще се спрем по-късно в разработката, то нека тук въведем две условни наименования. Организациите, възникващи спонтанно, ще наречем „организации с естествен произход“ или „естествени организации“. Организациите, които се създават с някакво предназначение ще наречем „организации с изкуствен произход“ или „изкуствени организации“.

     Очевидно, че говорейки за създаване на организация, се има предвид организация с изкуствен произход.

     В основата стои нейното предназначение. Това е причината, поради която създаваме тази организация. Популярно е в системното инженерство предназначението да се нарича „мисия“. Мисията може да се определи като кратък отговор на въпроса „Защо съществува организацията?“. Често редом с мисията се появява и понятието „визия“. То съответства на нашето виждане за състоянието на организацията в някакъв бъдещ момент и затова се описва популярно като кратък отговор на въпроса „Каква (какво) искаме да стане организацията?“.

     Предназначението на организацията е глобалната причина за нейното създаване и по тази логика може да се опише като глобална цел на системата. Но за да планираме системата в детайли, определянето на глобалната цел не е достатъчно. Нужно е още да се отчете и конкретната ситуация. По тази причина в контекста на конкретиката се дефинира вторият компонент от процеса на системно планиране – целите. Те се явяват приложно изражение на предназначението на системата в контекста на конкретна ситуация. Налице са случаи, когато динамиката на средата е твърде висока и целите трудно се дефинират. Тогава често се ползва технологията на заместване на целите с функции. Всяка функция може да се дефинира като перспектива на реализация на предназначението в условия на динамична среда.

     Тук е мястото да споменем, че не всички функции са свързани с предназначението. Като се има предвид, че в системите протича самоорганизация (процес, който ще разгледаме по-подробно при представяне на организационната структура), в организациите се реализират и редица „второстепенни“ функции. Такива са самовъзпроизводството, самоподдържането и други.

     Всяка цел се постига (всяка функция се реализира) чрез изпълнението на система от дейности. Тези дейности можем да наречем задачи. Това схващане за реализиране на целта чрез задачи е дълбоко вкоренено във военните. Още в годините на обучението си като курсанти те наизустяват израза „целта се постига чрез изпълнението на следните задачи“. Системата от едновременно и последователно изпълнявани задачи за постигане на единна цел се нарича „целева стратегия“. Именно целевата стратегия е следващият елемент от процеса на системно планиране. Следва да се посочи, че за изпълнението на конкретна цел са възможни алтернативни целеви стратегии. Докато целите класически нямат алтернативи или ако имат – те са много спорни, то задачите имат. Именно способността да се постигне една цел (желано състояние) с различни целеви стратегии е демонстрация на системното свойство „еквифиналност“.

     Всяка задача е възможно да се изпълни чрез прилагането на различни методи, способи или похвати. Именно тези начини за изпълнение на задачата се обобщават с понятието технология. Технологията е на практика последователност от дейности, реализирани от конкретни физически изпълнители, за изпълнението на конкретна задача. Ето че най-накрая напуснахме зоната на абстракцията и „се докоснахме“ до физичната страна на системата – физичните изпълнители. Докато предназначението, целите и задачите са определено абстрактни категории, то технологиите прокарват „моста“ към физичната страна на системата – нейната структура. От друга страна следва да се поясни, че въпросът с алтернативността се задълбочава, доколкото всяка задача може да се изпълнява с различна технология. Съвкупността от технологии за изпълнение на целевата стратегия се нарича целева технология.

     На следващ етап за реализацията на технологиите се налага да се изясни съставът на системата. Съставът произтича от технологията и представлява съвкупност от компоненти (елементи, функционални модули и подсистеми[1]) за реализиране на целевата технология. Това е физичният компонент на системата.

     За да се обвърже съставът в единна цялост, следва да се дефинира и система от връзки. Те са свързващото звено на системната архитектура и на практика представляват средата за физичен и/или информационен обмен между компонентите на състава в процеса на функционирането им. Връзките отново представят преход, но този път от материалната (физична) компонента на структурата към следващия абстрактен елемент на системната архитектура – отношенията.

     Отношенията са релациите, обвързващи компонентите в цялост със задача за осигуряване на правилно функциониране. От друга страна, те описват протокола за материален и информационен обмен между компонентите на състава. За нас най-познато е отношението на подчиненост – йерархия.

     На базата на компонентите, отношенията и връзките между тях, възниква един много интересен елемент на системната архитектура – системните свойства. Те се дефинират като отделни или съвкупност от типични за системата характеристики. Познаването на тези характеристики може да доведе до смяна на предназначението на системата. Съвкупността от свойства, които определят използването на системата по предназначение, се нарича качество. На по-късен етап ще се спрем по-подробно на свойствата, а тук само ще кажем, че предназначението често се избира на базата на свойствата.

     Нека приведем един пример. Спомняте ли си „Принцът и просякът“ на Марк Твен? А помните ли за какво ползваше Просякът кралския печат? За чупене на орехи! Не защото това бе основното му предназначение, а защото имаше подходящи свойства – твърд, удобен за хващане, компактен и т.н.

     А замисляли ли сте се колко често ние сменяме предназначението на предметите просто защото имат подходящи свойства? Защо ли въоръжените сили се занимават с мироопазване и помощ при бедствия, при все че са с друго предназначение? А виждали ли сте проектор, повдигнат с книга? Дано тази книга Ви служи освен за повдигане и подпиране, и за четене!

     Казано накратко – свойствата могат да определят предназначението на системата.

     Ето че „затворихме“ кръга – върнахме се там, откъдето тръгнахме – до предназначението на системата.

     Всъщност ние описахме последователността на системно планиране на изкуствена организация, която нарекохме последователност на системния анализ при създаване на проблеми. Но защо „създаване на проблеми“? Вие само създайте организация и ще видите! Именно затова цялата разработка от този момент е посветена на проблемите.

     Нагледно представяне на последователността на системния анализ в процеса на организационно планиране е дадено на фигура 2.

Фигура 2. Последователност на системния анализ при организационно планиране (когато си създаваме проблеми).

Фигура 2. Последователност на системния анализ при организационно планиране (когато си създаваме проблеми).

 

     Нека допълним описания процес.

     Той се състои от следните етапи (стъпки):

  1. Формулиране на предназначение (мисия).
  2. Определяне на целите (функциите).
  3. Формулиране на целева стратегия (система от задачи).
  4. Разработване на целева технология.
  5. Разработване на поддържаща структура като състав и връзки.
  6. Детайлизиране на поддържащата структура – отношения.
  7. Изясняване и изследване на системните свойства.

     Елементите предназначение, цели, задачи и технология принадлежат към т.нар. функционален аспект на системата.

     Целевата технология, съставът, връзките и отношенията формират системната структура – структурния аспект на системата.

     Отношенията, свойствата и предназначението образуват аспекта свойства на системата.

     Тези три аспекта са в особено триединство. Триединството на аспектите означава, че всеки един елемент не може без другите два и се определя от тях. Например за функцията казваме, че е първична по отношение на структурата и се предопределя от свойствата. За структурата казваме, че се предопределя от функцията и генерира системните свойства. Аналогично за свойствата се твърди, че произтичат от структурата и влияят на функционирането.

     Не е трудно да се намери съответствие между етапите на системния анализ и процеса на планиране. На фигура 3 е дадено съответствието между процедурите на процеса на оперативно планиране и последователността на организационно планиране[2].

     Следва обаче да се отбележи, че това съответствие засяга относително краткосрочното планиране. А какво се случва, когато планирането е дългосрочно? Възниква проблем – целите са неясни, т.е. могат да претърпят промяна. Означава ли, че системният анализ не работи? Не, разбира се. Просто се прилага модификация.

Фигура 3. Общо съответствие между процедурите на процеса на оперативно планиране и организационното планиране.

Фигура 3. Общо съответствие между процедурите на процеса на оперативно планиране и организационното планиране.

 

     Тази модификация е позната като сценариен подход или планиране, базирано на способностите. Неговата най-обща логика и последователност е следната:

  1. Формулиране на предназначение (мисия).
  2. Формулиране на сценарии и типови задачи на организацията по сценариите.
  3. Разработване на способности по задачите.
  4. Разработване на поддържаща структура като състав и връзки.
  5. Детайлизиране на поддържащата структура – отношения.

     Появяват се помощните категории сценарии и способности.

     Сценариите са общи описания на обстановката в средата за функциониране на системата, включващи общо описание на целите на системата в контекста на тази обстановка. На тяхна база се дефинират задачите на организацията.

     Способностите са общо описание на капацитета на системата, необходим за изпълнение на задачите. Този капацитет описва амбициите на организацията за действие по конкретните задачи. Обикновено способностите се описват по различни функционални направления, наричани области на способности. Въз основа на способностите се детайлизира структурата на системата.

     Тази последователност на организационното планиране е представена на фигура 4.

Фигура 4. Обща последователност на системния анализ при организационното планиране, базирано на способности.

Фигура 4. Обща последователност на системния анализ при организационното планиране, базирано на способности.

 

     Трябва да се посочи един проблемен момент – когато от дългосрочно планиране, базирано на способности, се преминава към планиране в конкретна ситуация.

     Нека си представим, че по модела за планиране на способности е изградена система от типа организация. Нека на тази организация се наложи да планира в контекста на конкретна ситуация. Напълно е възможно конкретната ситуация значително да се разминава от сценария, който я е описвал преди време (в процеса на изграждане на системата). Как ще постъпи организацията? Ще започне тепърва да изгражда структури, които са ѝ необходими? Едва ли. По-скоро организацията ще планира цели, каквито съответстват на задачите, за които се е готвила, и на структурата (способностите), които е развила. Казано по друг начин – организацията има опасност да планира не каквото е нужно, а каквото може да направи.

     Оказва се, че нашите действия често се предопределят от нашите способности, а не от реалните потребности на ситуацията. Отчитайки, че съвременните въоръжени сили се планират по модела, базиран на способности, не Ви ли се струва, че дори и в световен план май всички операции, които трябваше да донесат мир, демокрация и просперитет, всъщност са планирани като военни операции – защото задачите, за които са се готвили силите, и способностите, с които разполагат, са предназначени за военен отговор? Всъщност това е един от големите недостатъци на този модел на планиране. Не че плановете не се сбъдват – те просто не дават желания резултат. Или по-скоро освен очаквания резултат, водят и до неочаквани следствия.

     Този недостатък допълнително демонстрира един от класическите недостатъци на планирането, а именно, че планирането може да е в ущърб на прогреса и като цяло да задържа развитието.

     Възможността за неадекватност на планирането, базирано на способности, води до необходимост от моделиране на средата. Казано по друг начин – налага се да се модифицира средата, с цел тя да се доближава най-много до тази, която е описана в познат сценарий. Логично този модел води до т.нар. „трансформационно планиране“, един от чийто атрибути е активното въздействие за формиране на средата по желан от нас вариант.

     Поради изброените съображения планирането, базирано на способности, е сравнително дългосрочно и „елитарно“. Елитарно, по смисъла, че се практикува на относително високо управленско ниво (стратегическо) и се свързва с амбиции за контрол над средата и процесите в нея. Това в никакъв случай не означава, че по-ниските управленски нива не участват в него. Не, те дори много активно участват в процеса на формулиране на сценарии и типови задачи, но въпреки това те често не разбират механизма на цялостния процес, в който са привлечени.

     Нека обобщим недостатъците на планирането, базирано на способности. Освен посочената възможност планирането като цяло да преследва (и се стреми да налага) желано статукво, а не да се вписва в контекста на ситуацията и по този смисъл да задържа развитието, присъщи са следните слабости[3]:

  1. Трудно въвежда ясно съответствие „цена – способност“.
  2. Необходим е значителен аналитичен капацитет, а този капацитет не винаги е присъщ на професионално заетите с управляваните процеси.
  3. Трудно възприемане на модела от прилагащите го.
  4. Необходимост от дългосрочни и целенасочени усилия. Т.е. – необходимост от приемственост.
  5. Трудно съотнасяне от типа „структурна единица (физичен носител) – способност“ по причина, че често една способност се разнася по множество носители и обратно. Това затруднение е още по-голямо при синергичен характер на способностите[4].
  6. Необходимост от постоянство на усилията с високо съгласуване между нивата.

     В Теорията на сложността съществува принцип, че „системите поддържат повече от една цели“. Нека пренесем този принцип върху самата теория на системите и да видим за какво още ни служи тя.

     Отговорът е прост: тя задава „модел“ за описание на система – организация. Нека покажем.

     Моля опишете вашата организация! И нека се приготвим да чуем нещо от типа: „Мисията на нашата организация е … Нашата визия е … Основни цели (функции) на организацията ни са…“. Тук може да се появят и няколко думи за ценностите, но не е задължително. Нека продължим: „Основните задачи, които решаваме са в областта на… При това ползваме съвременните и авангардни технологии на…“. Ето че приключихме с функционалния аспект и неусетно „навлязохме“ в структурата: „Нашата организация се състои от… Начело на организацията е…“. И да се пренесем в света на свойствата: „Основни ценности на организацията са…“. Всъщност под „ценности“ се говори за свойства. И да затворим кръга, връщайки се отново на предназначението: „Освен задачите, свързани с…, ние притежаваме капацитет (способности) и в следните области…“. И се изброяват нещата, с които допълнително се занимаваме.

     Какво направихме? На практика, следвайки описаната последователност на представяне на системните аспекти от фигура 2, ние представихме „шаблон“ за описание на организация. А сега влезте в сайта на коя да е утвърдена организация, отидете на рубриката „за нас“ и проверете за подобие. Ето че намерихме още една проява на системния подход, която дори и малко встрани от темата ни, но е от полза.

     На практика с представянето на този вариант на организационно планиране ние завършихме популярното представяне на системния подход. Убедихме се, че този подход е еднакво приспособен към решаването и създаването на проблеми и на практика ни е познат от редица популярни техники за изследване и планиране, техники, на които надявам се вече читателят ще погледне по друг начин.

На тази база можем да задълбочим познанието за организациите, като отправим поглед към възникването, развитието и аспектите им.


[1] Видовете компоненти на състава се разглеждат и дефинират на по-късен етап в разработката.

[2] Николов, Н. Стратегическо планиране и трансформация на въоръжените сили. Автореферат на дисертация, Варна, 2011. Следва да се допълни, че това съответствие е на база на варианта за оперативно планиране, приет 1995 г. Въпреки това и сега логиката е същата, но има малко разминаване в настоящите процедури.

[3] Тези недостатъци са заимствани от лекцията на доц. д-р Иван Вълков на тема: „Въведение в планирането на способности“ от фонда на Военна академия „Г. С. Раковски“.

[4] За синергията подробно ще се говори при описанието на системните свойства, а сега е подходящо определението „характеристика или свойство на съвкупността, неприсъща на съставните части“.